文書管理ソフトのメリット|ISO9001の規格で取引先から信頼される企業になろう

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文書管理ソフトのメリット

システム

業務の効率化

文書管理ソフトを利用することで業務の効率化を行なうことが可能です。書類の整理や管理をソフト一つで行なうことができ、自席に居ながら空いた時間を利用して管理が出来るので効率が良くなるのです。

時間の短縮

書類を探すのに時間を取られてしまい、業務を円滑に進めることが出来ない場合があります。文書管理ソフトは検索機能によって素早く必要な情報を探し出すことが出来るので時間の短縮に繋がります。

ヒューマンエラー

人の手によって起こるエラーをヒューマンエラーといいます。ヒューマンエラーは時に致命的なミスとなってしまうことがあるので注意が必要ですが、文書管理ソフトではヒューマンエラーを防止するために様々な機能が付与されています。

文書管理ソフトに必要な機能リスト

  • 管理者権限機能
  • フォルダの階層設定機能
  • データ検索機能
  • セキュリティ機能
  • 編集機能

文書管理ソフトの機能紹介

電子捺印機能

文書管理ソフトには電子捺印の機能がついているものもあります。この機能があればパソコンで決裁することが出来るのでペーパーレス化に大きく役立つでしょう。

セキュリティー機能

管理している文書を第三者や社外に見せないようにするために、パスワードの設定などによって管理することが出来ます。そのためセキュリティー面でも安心して利用することが出来ます。

複合機との連動

複合機と連動をすることによって、読み取った書類をデータ化することが出来ます。最近の文書管理ソフトは様々な複合機と連動することが出来るので利便性が高いです。

様々な管理機能

データの管理から、アクセス管理まで文書管理ソフトには複数の管理機能がついています。管理者を決めることが出来るので勝手に操作される心配もないでしょう。

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